Polskie Towarzystwo Mechaniki Teoretycznej i Stosowanej
22/01/2018
Znak sprawy: 1/2018/PTMTS
OGŁOSZENIE
o udzielanym zamówieniu na usługi społeczne
PODSTAWA PRAWNA
STATUT POLSKIEGO TOWARZYSTWA MECHANIKI TEORETYCZNEJ I STOSOWANEJ, Rozdział II, §9, punkt 2.
I. ZAMAWIAJĄCY
Polskie Towarzystwo Mechaniki Teoretycznej i Stosowanej z siedzibą w Warszawie, Lecha Kaczyńskiego 16, 00-001 Warszawa
Tel: 22 825 71 80
Osoba upoważniona do kontaktu w sprawie zamówienia:
Dr hab. inż. Grzegorz Cieplok (cieplok@agh.edu.pl)
II. UZASADNIENIE
Przedmiotem zamówienia są usługi społeczne i inne szczególne usługi wymienione w załączniku XIV do Dyrektywy 2014/24/UE, o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość 750 tys. euro.
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowego kongresu: „4th Polish Congress of Mechanics & 23rd International Conference on Computer Methods in Mechanics PCM-CMM-2019” w terminie 8-12 września 2019 r. dla 500 osób, w Auditorium Maximum ul. Krupnicza 33 w Krakowie.
Przedmiot zamówienia obejmuje:
- Wynajem centrum kongresowego Auditorium Maximum UJ, ul. Krupnicza 33 w Krakowie,
zgodnie z rezerwacją dokonaną przez Komitet Organizacyjny (nie podlega wycenie).
- Obsługę techniczną kongresu.
- Zapewnienie zaplecza biurowego dla sekretariatu konferencji wyposażonego w szybkie łącze (min. 10 Mb/s) internetowe, stoły biurowe, krzesła, o powierzchni co najmniej 10 m2.
- Zapewnienie zaplecza wystawowego w postaci osobnych stanowisk dla 10 firm (o powierzchni 2,5 m2 każde), wyposażonych w dostęp do sieci elektrycznej, szybkie łącze internetowe (min. 10 Mb/s), stoły biurowe, krzesła.
- Zapewnienie noclegów w hotelu kat**** dla 10 wykładowców plenarnych, zlokalizowane w odległości nie przekraczajacej 500 m od Auditorium Maximum UJ (pokoje jednoosobowe ze śniadaniem wliczonym w cenę).
- Zapewnienie obsługi gastronomicznej konferencji w postaci przerw kawowych, obiadów, oraz welcome party.
- Zapewnienie obsługi technicznej i gastronomicznej trzech wydarzeń kulturalnych w postaci: koncertu, uroczystej kolacji konferencyjnej, oraz wycieczki do kopalni soli w Wieliczce.
- Utworzenie i obsługa strony internetowej kongresu, działającej od 15.02.2018 do 31.12.2019, oraz sprawnego systemu rejestracji i ewaluacji abstraktów.
- Zapewnienie minimum 20 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników i organizatorów kongresu na parkingu zlokalizowanym w odległości nie większej niż 500 m w linii prostej od Auditorium Maximum UJ.
- Zapewnienie bezpłatnego dostępu do bezprzewodowej sieci internetowej dla uczestników i organizatorów kongresu.
- Ofertę miejsc noclegowych o różnym standardzie (3-4 gwiazdki, oraz domów akademickich), płatnych przez uczestników kongresu.
Wszystkie usługi wchodzące w skład organizacji kongresu (za wyjątkiem wydarzeń kulturalnych oraz noclegów) mają być świadczone w jednym obiekcie (centrum kongresowym).
Wstępny harmonogram kongresu:
Niedziela 8 września 2019 r.
12:00 – 20:00 Rejestracja,
20:00 – 22:00 Welcome Party
Poniedziałek 9 września 2019 r.
9:00 – 9:30 Oficjalne otwarcie kongresu
9:30 – 10:15 Wykład plenarny
10.15 – 10:30 Przerwa techniczna
10:30 – 12:00 Wykłady
12:00 – 12:30 Przerwa kawowa
12:30 – 14:00 Wykłady
14:00 – 15:00 Obiad
15:00 – 15:45 Wykład plenarny
15:45 – 16:00 Przerwa kawowa
16:00 – 18:00 Wykłady
19:30 – 21:00 Koncert muzyki klasycznej
Wtorek 10 września 2019 r.
9:00 – 9:45 Wykład plenarny
9.45 – 10:00 Przerwa techniczna
10:00 – 12:00 Wykłady
12:00 – 12:30 Przerwa kawowa
12:30 – 14:00 Wykłady
14:00 – 15:00 Obiad
15:00 – 15:45 Wykład plenarny
15:45 – 16:00 Przerwa kawowa
17:00 – 21:00 Wycieczka do Kopalni Soli w Wieliczce
Środa 11 września 2019 r.
9:00 – 9:45 Wykład plenarny
9.45 – 10:00 Przerwa techniczna
10:00 – 12:00 Wykłady
12:00 – 12:30 Przerwa kawowa
12:30 – 14:00 Wykłady
14:00 – 15:00 Obiad
15:00 – 15:45 Wykład plenarny
15:45 – 16:00 Przerwa kawowa
16:00 – 17:00 Wykłady
17:00 – 18:00 Sesja posterowa
19:00 – 22:00 Bankiet
Czwartek 12 września 2019 r.
9:00 – 9:45 Wykład plenarny
9.45 – 10:00 Przerwa techniczna
10:00 – 12:00 Wykłady
12:00 – 12:30 Przerwa kawowa
12:30 – 14:00 Wykłady
14:00 – 15:00 Obiad
15:00 – 15:45 Wykład plenarny
15:45 – 16:00 Przerwa kawowa
16:00 – 17:00 Sesja posterowa
17:00 – 17:30 Zakończenie kongresu
Wymagania dotyczące sal konferencyjnych:
- 1 sala plenarna na ok. 1000 osób,
- 2 sale na ok. 300 osób o powierzchni minimum 500 m2,
- 6 sal na ok. 50-100 osób (w tym sala na sesje posterowe o powierzchni min. 300 m2, ok. 100 posterów),
- wyposażenie w sprzęt multimedialny (komputer/notebook, projektor, ekran lub ekrany widoczne ze wszystkich miejsc, nagłośnienie, 2 x mikrofon bezprzewodowy, mównica + mikrofon 2 x „gęsia szyja” ), monitory podglądowe,
- obsługa techniczna, z uwzględnieniem dedykowanej osoby do szybkiej interwencji w razie problemów technicznych,
- klimatyzacja, zapewniająca właściwą wentylację, krzesła dla uczestników, 100 stelaży posterowych.
Wyżywienie dla uczestników konferencji, tj. co najmniej 500, a maksymalnie 700 osób:
- 4 × 2 przerwy kawowe
- 4 x obiady, „welcome party”, bankiet.
Opis wyżywienia:
- Welcome Party 8.09.2019 r. (na stojąco, 40 stolików koktailowych), bufet: zimny, bufet ciepły (1 danie) desery, napoje.
- Przerwy kawowe: kawa świeżo parzona, herbata różne rodzaje (czarna, zielona, owocowa), woda mineralna niegazowana/gazowana soki owocowe co najmniej dwa do wyboru drobne ciastka koktajlowe, dodatki: mleko, cukier cytryna.
- Obiady (w formie stołu szwedzkiego): 2 zupy do wyboru, 2 dania mięsne/rybne do wyboru, 1 dania wegetariańskie do wyboru, dodatki do wyboru, napoje.
- Menu obiadowe nie może powtórzyć się w czasie trwania konferencji.
Wymagania dotyczące wyżywienia:
W zakresie wyżywienia wykonawca zobowiązany jest do:
- terminowego przygotowania posiłków zgodnie z programem konferencji,
- zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu posiłków,
- przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych, świeżych produktów, z ważnymi terminami przydatności do spożycia,
- Gramatura składników posiłku ma zapewniać nie mniej niż 1000 kcal na osobę, w tym: białko stanowić ma ok. 10-15% posiłku, węglowodany stanowić mają ok. 50-55% posiłku, tłuszcze stanowić mają ok. 25-30% posiłku.
Wykonawca przedstawi szczegółowe propozycje menu na min. 30 dni przed rozpoczęciem konferencji, zamawiający zastrzega sobie akceptację menu.
Zamawiający na 14 dni przed rozpoczęciem konferencji zobowiązuje się podać przewidywaną liczbę uczestników konferencji, według zgłoszeń, które zostaną potwierdzone.
Rozliczenia za zakwaterowanie i wyżywienie będą prowadzone według rzeczywistej liczby uczestników konferencji.
Do oferty należy załączyć proponowane pełne menu na każdy dzień konferencji. Załączone menu podlegać będzie ocenie, zgodnie z kryteriami oceny ofert.
Przy przygotowywaniu oferty należy wykorzystać następujące tabele:
Tabela 1
| Łączna cena brutto [PLN] | |
| Cena brutto słownie [PLN] | |
| Nazwa i adres centrum kongresowego, dzielnica miasta Krakowa | |
| Odległość od Dworca PKP/PKS (w km) | |
| Powierzchnia sali konferencyjnej [m2] | |
| Liczba zorganizowanych międzynarodowych konferencji naukowych dla min. 100 uczestników w ciągu ostatnich 5 lat; co najmniej 5 referencji, potwierdzonych załączonymi do oferty kopiami | |
Tabela 2
| 1 | 2
| 3 | 4 |
| lp. | rodzaj świadczenia | Ilość | Cena jednostkowa brutto | Wartość brutto (kol. 2 x kol. 3) |
| Koszty stałe |
| 1 | Wyposażenie sal (w tym posterowej), strona internetowa kongresu, program do obsługi abstraktów | 1 | ………………………PLN | ………………………PLN |
|
| 2 | Obsługa techniczna kongresu | 1 | ………………………PLN | ………………………PLN |
|
| Koszty zmienne |
| 3 | Nocleg | 4×10 os. | ………………………PLN | ………………………PLN |
|
| 4 | Obiad | 4×500 os. | ………………………PLN | ………………………PLN |
|
| 5 | Welcome Party | 1×500 os. | ………………………PLN | ………………………PLN |
|
| 6 | Przerwy kawowe | 8×500 os. | ………………………PLN | ………………………PLN |
|
| 7 | Uroczysta kolacja | 1× 500 os. | ………………………PLN | ………………………PLN |
|
| Podsumowanie |
| Razem | ………………………PLN |
IV. SZACUNKOWA WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA
Szacunkowa wartość zamówienia netto wynosi ………………………… PLN
V. INFORMACJE DODATKOWE
- Termin realizacji: od 15 lutego 2018 r. do 31 grudnia 2019 r. (w tym konferencja w dniach 8-12 września 2019 r.).
- Warunki płatności: przelewem w ciągu 30 dni od daty otrzymania przez zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
- Termin związania ofertą: 30 dni od daty składania ofert określonej w pkt. VIII ogłoszenia.
VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferta musi zawierać:
- Nazwę, adres, dane kontaktowe (e-mail, telefon) NIP, REGON wykonawcy
- Opis oferowanego przedmiotu zamówienia
- Proponowaną cenę brutto za całość przedmiotu zamówienia wraz z wypełnionymi tabelami, o których mowa w załączniku nr 1
- Informacje, o których mowa w pkt. V
- Wskazanie osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy
- Wskazanie osoby do kontaktu (e-mail, telefon)
- Kopie referencji
- Propozycje menu
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferty niezawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone. Oferta wraz z załącznikami musi zostać podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy.
VII. KRYTERIA OCENY OFERT
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:
1. Cena – 40%
liczba punktów = (Cmin/Cbad)X40
gdzie:
Cbad – cena brutto podana w ofercie badanej
Cmin – cena brutto najniższa spośród wszystkich ofert
2. Przykładowe menu – 20%
W każdym z podkryteriów przyznane zostanie od 1 do 5 pkt.
Ocenie będzie podlegać:
- Menu obiadowe na każdy dzień konferencji (5 propozycji)
- Menu przerwy kawowej
- Menu Welcome party
- Menu uroczystej kolacji
3. Obsługa techniczna – 20%
max 15 pkt + 5 pkt za kompleksową obsługę.
4. Liczba zorganizowanych międzynarodowych konferencji naukowych dla min. 100 uczestników w ciągu ostatnich 5 lat, potwierdzona kopiami referencji dołączonymi do oferty – 20%
liczba punktów = (Kbad/Kmax)X20
gdzie:
Kbad – liczba konferencji podana w ofercie badanej
Kmax – liczba konferencji najwyższa spośród wszystkich ofert
Zamawiający udzieli zamówienia temu wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w ogłoszeniu i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane wyżej kryteria oceny ofert.
VIII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
Ofertę należy składać w formie elektronicznej na adres e-mail:
cieplok@agh.edu.pl, biuro@ptmts.org.pl
w terminie 7 dni od daty publikacji niniejszego ogłoszenia tj. do 29/01/2018 r., do godz. 12:00 (liczy się data wpływu do Zamawiającego). Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
IX. INFORMACJA O WYNIKU POSTĘPOWANIA
Zawiadomienie o wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania Zamawiający prześle za pośrednictwem poczty elektronicznej do wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty.
Prof. dr hab. inż. Zbigniew Kowalewski
Przewodniczący PTMTS
Pliki do pobrania:
- Konkurs – format docx / pdf.
Polskie Towarzystwo Mechaniki Teoretycznej i Stosowanej Oddział Krakowski